展会活动的策划与组织方案推荐

一场展会活动的策划与组织,该从哪些方面着手?看完这份推荐方案,也许能找到答案。

展会活动
一、客户邀请

1.展会召开前半月进行召开区域客户拜访邀请,邀请意向客户及准客户。

2.客户邀请必须当面拜访,并告知所召开展会相关信息。将邀请函交付本人或相关人员,不允许电话通知或口头传达。

二、促销政策

各销售处可以根据各区域市场情况及特殊客户公关策略,自行制定区域促销政策(只限于展示会当天交付车辆),并将促销政策及促销原因上报进行审批,合格后才允许执行。

三、资料准备

1.酒店:为了确保促销活动能更好的展示公司及产品形象、取得最佳效果,需按促销活动需求选择最适合的酒店。

2.室内:选择大小适合会议规模的会议室,会场进出方便,有明显的导引牌,有服务人员提供上乘服务,宾馆会场需有专人负责,并提供尽可能多的方便。

3.室外:促销活动会场需要有开阔样机展示场地,可停放展示样机,并有足够的样机表演空间,进出及装卸样机方便,地面应允许履带设备摆放及行走演示(场地应整洁,无污物)。

四、现场布置

1.视觉效果:为保证促销活动现场的效果,在活动前一天须将会场按公司VI标准布置完毕(拱门、条幅、喷绘、展板、展架、导引牌等)。

2.必备设施:活动现场必须配备投影仪、DVD、电脑、座式麦克风、无线话筒(两个以上)、白板等硬件设施,宴会厅要求悬挂答谢宴会条幅。

3.参展车辆:分公司负责参展车辆完好到位,外观整洁,无灰尘,无划伤,无故障。 参会人员

4.人数:邀请客户到会率不允许低于80%,无关人员不允许超过20%。

5.签到:安排人员专职进行签到登记、发放资料,所有到会客户必须在《客户签到表》上签名确认并留下联系方式,严禁邀请无关

6.人员参加促销活动及让无关人员进入促销现场。

五、酒店准备

1会议厅门口设置接待台,用于来宾签到,并发桌号

2会议厅开会时,以课桌式进行,约 人位置

3宴会厅就餐部分以圆桌式进行,主桌 人(各县市与公司主要领导),副桌 人、 个副桌,另备1桌。

4主席台前需要主持台,主持台用鲜花装饰,同时需要桌麦一个,无线麦克一个

5会议期间需要酒店方提供投影、投影布

6会议开场前需要酒店协助将条幅或背景墙布置好

7酒店需于一楼大厅放置明显的指示牌,将客人引领至会议厅

8酒店方提供一个抽奖箱(最好自备,透明有机玻璃的)

9餐桌要有桌布,餐椅要有椅套。 10酒店方将桌牌摆放,主桌为1号,其余桌号为2-?号

六、展会中注意的细节

用户调查:

1.必须发放并回收《用户调查表》。 现场解说:专业人员负责室内、室外的产品和企业介绍。室外解说需配备现场音响设备,以能盖过机器噪音为宜。

2.关于主持人:
代理商应聘用专业主持人或在公司内部培养专业主持人,和相对成熟的会展小组。

3.礼品发放:
活动礼品、礼金应严格控制,原则上在用餐后,凭邀请函发放。

4.会议记录:
须设专人进行活动拍照,照片内容须涵盖酒店布置外景、会场全景、就餐全景、样机演示等,收集照片后建立促销展会原始资料库,为以后的促销活动提供直观的参考,并反馈厂家。

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