成都活动场地选择必读攻略

1、对场地星级是否有要求

这取决于你这场活动想要达到的目的,是公司内部的,还是面向客户的,是否需要做一下面子工程、形象工程,看你的需求。五星级豪华酒店肯定环境好、服务优,当然这一切也同样会体现在价格中。如果是想要起到宣传作用,飞鸟创意公关活动策划认为还是将场地选在五星级豪华酒店较为合适。

2、对场地位置、交通是否有要求

这取决于你来参会的嘉宾,如果是公司内部同事参与,那就选择离公司近的酒店;如果是外宾多的,就选择使馆区附近的酒店;如果是全国各地赶来参会的客户,可以选择离机场或火车站近的酒店。此外,飞鸟创意公关活动策划认为还要看来宾的出行方式,如果地铁多就优选离地铁近的。也可以按照商圈来选择,大望路国贸商圈、望京商圈、建国门东单商圈、西单金融街商圈、中关村商圈、亮马桥三元桥商圈等等,还可以按照二环沿线、三环沿线、四环沿线来找酒店。

3、对会场的要求(挑高、面积、装修风格、新旧程度等)

这取决于你的活动类型,挑高矮的3米及以下的只适合普通的会议,挑高矮确实看起来不够大气。如果是个启动仪式、发布会之类的,建议选择挑高6米左右的厅,现场才可以出效果,活动策划公司在承办这类活动时也比较倾向挑高高的酒店。如果是商务会议,就不要找那种90年代装修风格,老接婚礼宴会的厅。一般装修不超过5年的厅都比较显新,审美也符合现代大众审美。

4、确定好活动日期,和酒店签了合同,就不要更改。

更改活动时间,会给酒店出租场地带来麻烦,造成空置率,而一般酒店都会收取违约金作为代价让违约方买单。即便赶上管理没那么严格的酒店,帮你往后延期,恐怕近期的好日期也都预定出去了。所以在和酒店签合同的时候,飞鸟创意公关活动策划建议一定确定好时间,特别是和这场活动邀请的重要嘉宾确定好。

5、确定好活动日期、活动场所,要向公安机关进行报批

为了确保活动的顺利进行,在活动开始前需向场地所在的机关进行活动报批。一般情况下,人数超过50人以上的活动均需报批,人数较多的活动还需配备安保设施跟安保人员。有些人可能会认为不进行报批也没有什么影响,但飞鸟创意公关活动策划认为办一场活动最重要的就是安安全全、顺顺利利的完成,所以千万不要存在侥幸心理,或者嫌麻烦不进行报批,不然活动当天被叫停可就不划算了。

6、需邀约媒体的活动需提前向机关报备

大多数主办方办一场活动,最终目的是想要更多的人看到公司成果,有些活动就需要邀请媒体到场,飞鸟创意公关活动策划在此提醒活动主办方需要有媒体到场的活动,不分邀请媒体的多寡,一律需要向公安机关进行报批。

7、《消电检报告》核查出具

LED屏、灯光、音响是一场活动的必需品,设备的正常运作需要大量的电力支持。一般情况下,进场搭建前都会对设备及用电量进行全面检测,消除火灾安全隐患,以保证活动安全、顺利的进行。很多酒店都要求活动主办方在活动搭建完毕后,可以出具有消防局盖章认可的《消电检报告》,请相关部门的专业人员,到场进行线路搭建情况检查,确保无问题后,现场填写《消电检报告》并盖章。根据飞鸟创意公关活动策划以往的经验《消电检报告》的核查出具会因所选的机构不同而会产生几千元不等的核查费用。

8、与酒店确定搭建时间

活动搭建时间需与酒店具体协调,一般情况下,活动前一天会场如果没有活动,晚7点后便可进场搭建,如果有活动,要等前一场活动结束,撤场完毕后再进场搭建。活动策划公司一般都会与酒店确认好具体搭建时间后,再告知搭建方,充分沟通协调好,才可保障搭建的顺利进行。

9、搭建押金

酒店都会在搭建进场前或者搭建当天收取搭建押金,大部分是收现金,有的也可以信用卡的预授权,一般在活动结束三日内可以到酒店前台凭借押金条领取。活动策划公司一般比较喜欢信用卡预授权,但具体还得看酒店规定。

10、搭建工作人员出入证的办理

确定好工作人员数量,进场人员都需要携带身份证及押金(一般为20元/证)来办理酒店的《出入证》。 飞鸟创意公关活动策划在此提醒进场搭建的每个人员均需携带身份证,有些酒店只根据身份证来办理《出入证》。

11、搭建前酒店重点区域的拍照留底

有些酒店很注意搭建过程中的磕碰,会在活动结束后,宴会负责人到会场后需对重点区域(门、门框、演讲台等)进行检查是否有磕碰、掉漆等,如有酒店方认定的新伤,会从搭建押金中扣除几百甚至数千元的赔偿金。为了不为之前的旧伤买单,飞鸟创意公关活动策划提醒搭建前一定要对会场重点区域进行拍照留底,有照片为证,以免造成不必要的扯皮及经济损失。

12、搭建前需对货梯通道位置进行确定

进场搭建前,确定货梯通道的位置十分重要。酒店电梯一般分客梯和货梯,而搭建场地所用的器材是不允许走客梯的。一般情况下货梯离活动场地都很近,便于运送货物。活动策划公司在搭建前都会提前确认好货梯的位置,做好搭建部署,做到事半功倍, 以此提升工作效率。

13、需要酒店配合的部分提前整理逐条确认

从旭佳广告对活动策划承办的经验来看,一场优秀的活动离不开各方的配合,酒店的配合也是极为重要的,会场的摆放形式,纸笔水、幕布投影等提供,活动中需要酒店予以配合的各项事宜均需提前与酒店方沟通,对分工进行明确。例如,活动中有签约仪式、对话访谈,就需提前让酒店方准备签约桌椅、访谈沙发,诸如此类细节均需与酒店进行沟通确认。

成都旭佳广告有限公司是一家集活动策划的大型活动策划执行公司,致力于大中小型活动策划及执行、舞美设计、户内外广告策划设计制作安装、展示展览、印刷品、广告代理、发布会等业务。

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