如何有效策划执行大型活动及管理
每当举行大型活动的时候，您是否感觉到执行的时候束手束脚呢？是否感觉到执行的时候配合不到位呢？部门分工不够明确，没有有效的科学管理，也没有有效的调动各部门人员。在这里，作为一家经验丰富的活动策划有限公司，成都旭佳广告有限公司的小编就来教如何科学管理大型活动，希望对广大群众有所帮助。
活动过程中容易出现的三个问题：
A) 活动现场分工不明确导致管理混乱；
B) 活动前期准备不足造成的现场事物的漏缺；
C) 对现场突发事件的处理缺乏一定的准备和技巧
因此在执行活动之前您首先必须做好以下3件事：
1、角色划分
角色管理的前提是对参与活动的全体人员进行科学的角色划分，这也是实施操作活动现场工作的基础。因此在此之前，企业在做活动策划方案的时候，就需要考虑到这点，在角色划分的过程中既要注意角色的独立性，又要注意角色所内含工作的系统性和联系性。因为角色划分的终目的就是为了使工作分工明确，易于操作。例如对一场具有表演内容的新闻发布会或时装发布会，在舞台方面会涉及到音响、灯光和舞美；而在表演方面又会涉及到主持人、演员和道具。要想保证演出的顺利进行，舞台方必须充分配合演员的各方面需要，而演员方也一定要了解舞台方的各种要求。他们之间的联系不用说是非常的密切，照理说安排一个人来全权负责是再好不过了，但是因为各方的事务都非常的多，如果一个人来处理未免会显得心有余而力不足；而且两方的人员又有明显的系统属性，所以还是把两方的管理分开的比较好。当然，这时双方负责人的沟通就会显得很重要了。但是如果是一场小型的演出，也许一个人来管理两方面的事也会游刃有余的。
2、工作职能
各种角色的管理人员之职能主要表现在：
①监督和控制各种角色参与人员的到场和准备情况。例如舞台灯光音响是否已经安装和调试完毕，为领导嘉宾准备的笔、纸、水、名牌等是否齐备，演员是否到齐，媒体记者是否已安排妥当等；
②负责各角色人员之间的信息沟通。参与活动的各个方面都需要互相配合，各角色管理人员应当及时传达他们之间的信息和各种配合要求；
③负责解决各角色群体提出的各种要求和出现的各种问题；
④及时向项目负责人报告工作进展情况；
⑤现场出现的其他相关事务。
3、角色管理在筹备期的运用
在活动筹备期的工作安排，以及拟定工作计划的时候，我们往往以事件为核心来安排工作，即“什么事，派什么人”。勿庸置疑，这种管理方式具有很强的目的性和针对性，所以在活动的筹备期间具有很强的实用性。但是，如果在活动筹备期适当的运用角色管理，那么在项目的执行过程中会更加“如虎添翼”，而对于活动现场的管理也会显得更加得心应手、游刃有余。在筹备期的角色管理仍以活动现场角色划分为基础。即把活动现场的角色管理任务加以延伸至活动的筹备前期，以各类参与角色为线索，分别展开与之相关的筹备工作，并安排专人负责跟进整个筹备进程，并且承担活动现场的同一方面的工作。例如在舞台方面，可以在对舞台、灯光、音响制作方的联系、确认到后签订合同都有一个人专门负责跟进（当然也可能是几个人或一个小团队），而且在后的活动现场仍由其担任舞台、灯光、音响的相关事务。这样的话，在对现场舞台方面的监督和控制都会更加顺利高效。由于一般活动从筹备开始到活动的现场实施都有一个很长的阶段，人员变化比较频繁，所以人员安排“从一而终”并不容易，但是尽管如此，我们在实际操作中还应该尽量让人员“从一而终”。从而进一步保证活动的进程速度和效率。
由于大型活动现场的参与人员数量大、事物繁杂，如何控制好现场的各项工作，保证活动的顺利进行，对于活动的管理者来说是一个极大的挑战。因此，活动策划公司建议，为了提高活动实施阶段的管理效率，不仅仅要做好以上3件事，并且应该实施程序化的管理。程序化管理是一种科学的管理意识，只有程序化实施，才能有标准化、科学化管理。
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